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Finance & Comptabilité
Le travail n’est pas d’automatiser la saisie, c’est de rendre le contrôle opposable : chaque dépense confrontée à votre politique, chaque anomalie expliquée par la règle qu’elle enfreint, chaque cas douteux envoyé à un humain avec sa raison. Vous gardez la décision, vous récupérez le temps de vérification.
Ce que le contrôle fait sur chaque dépense
Anomalie détectée, règle citée, action proposée
| Anomalie | Ce qui est vérifié | Ce que l’outil fait |
|---|---|---|
| Dépassement de plafond | Le montant face à votre plafond pour la catégorie et le contexte | Signale le dépassement avec la règle citée, envoie au validateur désigné |
| Justificatif manquant ou illisible | Présence, lisibilité et cohérence entre la pièce et le montant | Réclame la pièce au salarié, bloque l’envoi en comptabilité |
| Doublon | Même montant, même date, même fournisseur, même salarié | Détecte la double soumission et évite le remboursement en double |
| Catégorie interdite | Nature de la dépense face à votre liste d’exclusions | Refuse automatiquement, motif affiché au salarié |
| Écart de TVA | Taux appliqué, mentions obligatoires, cohérence de la facture | Signale l’écart à la comptabilité avant écriture |
| Dépense hors politique ambiguë | Aucun critère clair ne tranche | File de revue humaine : l’agent ne décide pas à votre place |
Ce que l’outil ne fait pas
Limites assumées
- Il ne remplace pas votre comptable. Il prépare et documente le contrôle ; l’écriture et la déclaration restent de son ressort.
- Il est dépendant de votre politique de frais. Si les plafonds ne sont pas écrits, l’outil n’a rien à appliquer et tout part en revue manuelle.
- Il ne devine pas l’intention. Un dîner classé en « déplacement » ne sera signalé que si votre politique ou la nature de la dépense le rend incohérent.
- Il lit mal certains justificatifs : reçus froissés, photos sombres, tickets thermiques effacés. Ces cas sont détectés et renvoyés, pas interprétés au hasard.
- Il ne juge pas le bien-fondé d’une dépense. Il vérifie la conformité à vos règles, pas l’opportunité commerciale de la dépense.
Facturation électronique : ce qui change au 1er septembre 2026
La réforme française de la facturation électronique généralise l’obligation de réception puis d’émission de factures dématérialisées. Pour les services frais et achats, cela déplace le sujet : les documents arriveront structurés, mais la question du contrôle ne disparaît pas, elle se déplace sur le rapprochement et l’exception. Un workflow qui applique une politique écrite reste utile après la réforme, précisément parce qu’il traite l’écart et pas seulement la saisie.
Tester sur un mois réel de dépenses
Le test qui a de la valeur : votre dernier trimestre
- Exportez trois mois de notes de frais déjà remboursées, vos règles actuelles et votre grille de plafonds.
- Nous faisons tourner le contrôle sur ces dépenses passées, dont vous connaissez déjà les cas litigieux.
- Nous comparons : ce que l’outil aurait signalé, ce que votre contrôle manuel a réellement attrapé, et ce qui est passé inaperçu.
Ce test est le seul qui mesure quelque chose : il révèle les faux positifs qui vous feraient perdre du temps et les anomalies que votre processus actuel laisse passer. Nous vous donnons les deux chiffres, y compris s’ils nous desservent.
Prévoir deux heures : un export, votre politique de frais, un débrief des écarts.
Cas d’usage typiques
Indicateurs à mesurer pendant le pilote
Questions fréquentes
Quel taux de détection peut-on attendre ?
Sur des anomalies définies par des règles explicites (plafond, justificatif, doublon, catégorie), la détection est fiable parce que le critère est vérifiable. Sur des jugements de contexte, l’outil signale et laisse décider. Nous mesurons les deux séparément et vous fournissons les chiffres du pilote.
Est-ce que ça remplace un comptable ?
Non. Le contrôle des dépenses est préparé et documenté, la décision d’engagement reste humaine, et l’écriture comptable reste du ressort de votre comptable ou de votre expert-comptable.
Que se passe-t-il si un salarié soumet deux fois la même dépense ?
Le doublon est détecté par croisement du montant, de la date, du fournisseur et du salarié. La dépense est bloquée et signalée avant tout remboursement, ce qui évite le paiement en double.
Faut-il une politique de frais écrite ?
Oui, et c’est la condition principale. L’outil applique un référentiel ; s’il n’existe pas, nous commençons par le formaliser. C’est souvent le vrai chantier du projet.
Quels justificatifs sont acceptés ?
Photos de reçus, PDF de factures, exports de dépenses par carte. Les pièces illisibles ou incohérentes sont détectées et renvoyées plutôt que traitées approximativement.
Comment les données des salariés sont-elles protégées ?
Accès restreint aux personnes habilitées, journalisation des consultations, hébergement défini avec vous, et durée de conservation alignée sur vos obligations. Le cadre se pose au démarrage du pilote.
Apportez trois mois de notes de frais et votre politique : nous vous montrons ce qui aurait été signalé, sur quelle règle, et vous jugez sur vos propres cas.